Wenn Mitarbeitende gehen: Sicheres Offboarding mit Threema Work

Personalwechsel sind Teil jedes Unternehmens. Meist gibt es dafür geregelte Prozesse, damit nichts vergessen wird. Bei Austritten von Mitarbeitenden muss unbedingt auch die Kommunikationslösung berücksichtigt werden – schliesslich sollten Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten und sonstige Unternehmenskommunikation im Unternehmen bleiben und nicht auf den privaten Geräten ehemaliger Mitarbeitenden abrufbar sein.

Vorab festzuhalten ist, dass private und nicht verwaltete Messaging-Apps wie WhatsApp oder Signal für die interne Geschäftskommunikation allgemein zu vermeiden sind: Unternehmen haben weder Kontrolle darüber, mit welchen Kontakten Angestellte interne Dokumente teilen, noch wie lange ausscheidende Mitarbeitende in Gruppenchats verbleiben und nach Austritt interne Informationen mitlesen können.

Als Instant Messenger, der auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist, bietet Threema Work hingegen nicht nur eine umfangreiche Nutzerverwaltung, sondern ermöglicht auch ein einfaches Offboarding von Mitarbeitenden. Ziel dabei ist, stets die Kontrolle über die Daten und Zugänge zur Threema Work-App zu behalten.

App-Nutzung einschränken

Als erster Schritt sollte ein Administrator den entsprechenden Nutzer im Management-Cockpit von Threema Work aus dem Lizenzpaket entfernen. Braucht der Nutzer noch eine Weile Zugang zur App (z.B. während der Kündigungsfrist), kann die Lizenz zwar weiterhin aktiv bleiben, aber die Nutzung oder bestimmte Berechtigungen können eingeschränkt werden.

Sobald der Mitarbeitende das Unternehmen verlassen hat und er aus dem Management-Cockpit gelöscht wurde, wird der Zugang zur App gesperrt und die Threema Work-ID widerrufen, wodurch keine Nachrichten mehr empfangen oder verschickt werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass der ehemalige Mitarbeitende nach dem Verlassen des Unternehmens keine interne Geschäftsinformationen mehr erhält.

Wurde die App mittels eines MDM-Systems (Mobile Device Management) verwaltet, kann die App zusätzlich über dieses System vom Mobilgerät des Nutzers gelöscht werden. Dadurch werden auch alle lokal gespeicherten Nachrichten, Kontakte und Lizenzdaten gelöscht – eine effektive und wichtige Massnahme, um sicherzustellen, dass keine Unternehmensdaten mehr auf dem Handy der ausscheidenden Person verbleiben.

Lizenz für neue Person verwenden

Nach Löschung der bisherigen Threema Work-ID und der Zugangsdaten ist die Lizenz wieder frei und kann neu angelegt werden. Für den neuen Mitarbeitenden können dann neue Zugangsdaten und eine neue Threema Work-ID erstellt werden. IDs sind zwar nicht an Personen oder Funktionen gebunden, sollten jedoch nicht wiederverwendet werden, auch wenn die Telefonnummer oder das Gerät gleich bleibt. Nur so kann ein korrekter Chatverlauf sichergestellt und die Integrität der Benutzeridentität gewahrt werden.

Durch Befolgen dieser Schritte können Unternehmen Mitarbeiterwechsel sicher und mit minimalem Aufwand bewältigen, ohne Kompromisse bei Datenschutz, Compliance oder Kontrolle einzugehen.