Dank Bots: Informationen direkt in der Chat-App abfragen

Threema Work ist nicht nur eine Messaging-App für Unternehmen, sondern auch ein praktisches Werkzeug, um Informationen schnell und einfach zugänglich zu machen. Mithilfe von sogenannten Bots können interaktive Systeme eingerichtet werden, die Nutzern automatisch Antworten auf häufige Fragen geben.

Im Grunde sind Bots Anwendungen, die bestimmte Aufgaben automatisiert ausführen. Bei Threema Work können Administratoren im Management-Cockpit festlegen, welche Fragen Bots beantworten sollen und welche Antworten sie geben. So entsteht ein System, mit dem Nutzer in der bekannten Chat-Umgebung direkt die Informationen erhalten, die sie suchen.

So lassen sich etwa interne Informationen sicher und ohne VPN-Zugang direkt auf dem Smartphone abfragen. Dies ist besonders praktisch, wenn man unterwegs ist oder die üblichen Informationskanäle nicht erreichbar sind.

Wofür können Bots eingesetzt werden?

Die Einsatzmöglichkeiten sind äusserst vielfältig:

• Im Notfall wichtige Informationen bereitstellen: Mit Bots können Notfallpläne und andere Informationen zur Krisenbewältigung abrufbar gemacht werden, unabhängig vom Standort der Personen.

• Häufig gestellte Fragen zu IT-Problemen beantworten: Wo liegt das Passwort für das WLAN? Wie richte ich den Drucker ein? Wiederkehrende Probleme und erste Troubleshooting-Fragen lassen sich einfach per Bot lösen und beantworten, um das IT-Team zu entlasten.

• Anleitungen zur Verfügung stellen: Ob Richtlinien zur Dokumentenbeschriftung oder eine Anleitung zur Reinigung der Kaffeemaschine, hinterlegen Sie Anleitungen in einem Bot, damit sie von Angestellten jederzeit und überall abgerufen werden können.

• Dokumente bereitstellen beim Onboarding-Prozess: Neue Mitarbeitende müssen sich häufig durch eine Menge neuer Dokumente und Richtlinien kämpfen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Stellen Sie die Links zu den wichtigsten Dokumenten und Informationen über einen Bot zur Verfügung, damit neue Mitarbeitende sich diese nicht mühsam an verschiedenen Orten zusammensuchen müssen.

• Produktinformationen abrufen: In Herstellungsbetrieben oder im Vertrieb kann es praktisch sein, wenn sich Produktinformationen wie Artikelnummer, Masse, Inhaltsstoffe etc. direkt auf dem Smartphone abrufen lassen.

• Feiertage hinterlegen: In einem Bot lassen sich die gesetzlichen Feiertage hinterlegen und unkompliziert per Befehl abrufen.

Wie richtet man einen Bot ein?

Um einen Bot einzurichten, öffnen Sie im Management-Cockpit den Menüpunkt «Bots» und wählen Sie «Neuer Bot».

Nachdem Sie den Bot erstellt haben, lassen sich unter «Befehle» über die Schaltfläche «Hinzufügen» neue Befehle hinterlegen, welche Ihre Nutzer für die Informationsabfrage verwenden können. Im nachfolgenden Screenshot wurden bereits vier Befehle (IT-Tipps, Phishing, Passwort-Manager, Sichere Kommunikationswege) erfasst.

Wenn ein Nutzer nun den Bot «IT-Tipps & -Tricks» ansprechen möchte, kann er dies mit dem Befehl «it tipps» tun. Direkt nachdem er diese Nachricht an die Broadcast-ID geschickt hat, erhält er die hinterlegte Ausgabe für diesen Befehl zurück.

Ebenso lässt sich eine Nachricht definieren, die ausgegeben wird, wenn der Bot einen unbekannten Befehl erhält. Diese Nachricht kann dann zum Beispiel mögliche Befehle enthalten, damit Nutzer wissen, was sie über diesen Bot abfragen können.